Офисные биоритмы

Тайм-менеджмент для руководителей — это не в последнюю очередь возможность сделать более эффективной работу своего коллектива. Российские бизнесмены отдают предпочтение и модным технологиям, и классическим способам фиксации задач. Главное, говорят они, не забывать о конечной цели.

Опрошенные BG топ-менеджеры называют среди моделей и техник, которые помогают им в планировании и повышают личную эффективность, диаграмму Ганта, методику GTD (Getting Things Done, "доведение дел до завершения", описанную в одноименной книге ее создателем Дэвидом Алленом), технологию SMART и матрицу Эйзенхауэра.

Создатель свадебного сервиса Wedvice Владислав Медведев так описывает последнюю: "Основная идея в том, чтобы распределить задачи на четыре группы: "важные срочные", "важные несрочные", "неважные срочные" и "неважные несрочные". В идеале первая колонка должна быть пустой, важным и несрочным делам вы уделяете максимум времени, остальные задачи либо делегируете, либо вовсе от них отказываетесь".

Время советов

Генеральному директору интернет-сервиса "Давай сравним" Елизавете Зайцевой помогают командные встречи два раза в неделю — в ее начале и конце. "На этих встречах все члены команды отчитываются по своим дедлайнам и проговаривают, что им от кого нужно. Такая рутина очень дисциплинирует всех быть готовыми со своими задачами в намеченные сроки", — советует госпожа Зайцева.

Генеральный директор SeoPult Алексей Штарев руководствуется принципом "всему свое время", поэтому строго делит день на части для решения разных задач: "Утро — это самое продуктивное время, отвожу его для планирования задач и встреч. Днем ведется основная работа по управлению проектами, вечер проходит за чтением прессы", — делится господин Штарев.

Экономить время президенту коммуникационной группы Movie Екатерине Селявиной позволяет сокращение каналов коммуникации: по работе она общается только по телефону и электронной почте и противопоставляет себя людям, которые "не успевают ничего, кроме просмотра всех деловых приложений и социальных сетей".

Алексей Федоров из "220 Вольт" рекомендует не проводить никаких переговоров впустую — то есть всегда записывать результаты, вести протокол встречи, назначать ответственных и всегда отслеживать выполнение поставленных целей. Потому что после разговора без записи "никто из исполнителей ничего и не делает".

Мир вокруг

Талантливые бизнесмены и управленцы воспринимают через призму своих проектов все, что их окружает. Генеральный директор интернет-сервиса "Давай сравним" Елизавета Зайцева говорит, что лично ей много пищи для размышлений и вдохновения дают наблюдения за уровнем обслуживания, с которым человек сталкивается в банке или в страховой компании. "Каждый раз я задумываюсь — а как должно было быть? И потом на нашем сайте мы развиваем новые идеи", — рассказывает Елизавета Зайцева.

Директор по стратегическому развитию BDO Unicon Outsourcing Людмила Шустерова признается, что ее вдохновляют истории стартапов, как российских, так и зарубежных. "Когда видишь реальные примеры того, как люди без PR-специалистов активно и бесплатно продвигаются в СМИ, без HR-менеджеров успешно набирают персонал, всегда задумываешься: а что в своем бизнесе можно сделать по-другому, более эффективно?" — рассуждает эксперт.

Директор по развитию компании Particula Smart Beauty (бренд Demeter Fragrance Library) Лилия Гараева рассказывает, что каждое утро в одно и то же время по пути в офис вдоль набережной Москвы-реки она встречает очень пожилого человека, на вид ему лет 90, делающего утреннюю пробежку. "В полном одиночестве вне зависимости от погоды и сезона он находит в себе силы и выходит на дистанцию. Эта картина мотивирует и заряжает силами", — делится Лилия Гараева.

Отчитаться по дедлайнам

Научить своих подчиненных эффективно управлять рабочим временем — мечта руководителя. Например, в компаниях Ивана Мальцева (Moto-RR, "За рулем", Business Restyling) используют технику Дона Краутера, чтобы работать продуктивно и сфокусированно. "Вы работаете над задачей ровно 50 минут по таймеру. В это время нельзя отвлекаться ни на какие раздражители в виде соцсетей, почты, телефонных звонков. За 50 минут вы можете выполнить одну большую задачу или две задачи по 25 минут, а можете взять несколько мелких задач и "закрыть" их одну за другой. По истечении 50 минут нужно встать из-за стола, потянуться, выпить чашечку чая, немного пройтись. Через 10 минут отдыха вы снова приступаете к 50-минутному броску, не выпав из рабочего ритма", — рассказывает господин Мальцев.

В тех компаниях, где используют какие-либо техники тайм-менеджмента, для новых сотрудников могут проводить собственные вводные мастер-классы. Опрошенные BG руководители иногда отправляют своих коллег на платные тренинги, но предпочитают не увлекаться этим.

Коммерсант.ru